(Chia sẻ từ anh Bùi Bình Minh, thành viên ban lãnh đạo của một công ty nhân lực ở Nhật)
Tôi đã sống ở Nhật khoảng 30 năm và là một trong những thành viên ban lãnh đạo của một công ty Nhật Bản được 5 năm. Xã hội Nhật Bản xác lập một chuẩn mực rất cao về việc đúng giờ. Trễ giờ vài phút có thể chưa phải là nghiêm trọng, nhưng tới 15 phút thì ở ngưỡng chịu đựng, còn trễ 30 phút có thể coi là “miễn bình luận”.
Người nước ngoài thường choáng với mức độ chi tiết trong lịch làm việc của các đoàn công tác Nhật Bản. Sự chính xác giờ giấc của phương tiện giao thông công cộng cũng là một kỳ tích với những người mới bước chân tới Nhật Bản.
Không giữ đúng giờ, dù chỉ là khoảng thời gian trong khuôn khổ mà một người nước ngoài có thể xuề xòa bỏ qua thì ở Nhật lại được nhìn nhận là không giữ lời hứa và rất khó được châm chước. Vấn đề không phải là ít phút đó quan trọng từ khía cạnh thời gian. Vấn đề là người Nhật sẽ đánh giá bạn là người thiếu tin cậy, thậm chí thiếu tôn trọng người khác khi để người khác phải lãng phí thời gian đợi bạn. Trễ hẹn trong những dịp quan trọng như phỏng vấn hay lần tiếp xúc đầu tiên với khách hàng sẽ để lại ấn tượng đặc biệt tiêu cực và ảnh hưởng lớn lên quyết định đối với bạn.
Theo cách hiểu thông thường ở Nhật, “đúng giờ” trong công việc không có nghĩa là tới điểm hẹn đúng giờ mà cần được hiểu là đến trước chừng 10 phút. Và để có thể đảm bảo tới điểm hẹn trước 10 phút trong cả trường hợp gặp trục trặc trên đường đi, bạn cần phải tính toán để có một khoảng dự phòng dài hơn thế, tuỳ theo quãng đường di chuyển đến điểm hẹn.
Vậy thì phải làm thế nào nếu bạn rơi vào tình huống có nhiều khả năng bị lỡ hẹn? Nhìn chung, nếu như nhận thấy khả năng bị trễ, hãy tìm cách thông báo càng sớm càng tốt. Nếu có thể tính toán được thời gian dự định sẽ trễ hẹn, đừng quên cộng thêm một khoảng dự phòng đủ an toàn để bạn chắc chắn tới trước giờ đã báo.
Trường hợp không dự tính được thời gian, hãy thông báo rằng bạn sẽ liên lạc ngay khi biết được thời gian dự định. Ngay cả khi đang rất vội vã để tới được điểm hẹn sớm nhất, việc liên lạc cần được ưu tiên để người đợi bạn không phải bị động chờ đợi. Nỗ lực của bạn sẽ được ghi nhận và trong hầu hết các trường hợp, ảnh hưởng của việc trễ hẹn sẽ giảm nhẹ đi đáng kể.
Nếu là một cuộc hẹn trong nội bộ công ty, bạn nên thông báo đúng về lý do trễ hẹn, ngay cả khi đó là lý do chủ quan của cá nhân bạn. Nếu là cuộc hẹn với bên ngoài, một lý do quá rõ ràng do sự bất cẩn của cá nhân bạn có thể ảnh hưởng đến uy tín của cả công ty. Trường hợp đó, tốt nhất là nên đưa ra cách giải thích hay một lý do dễ chấp nhận hơn.
Đương nhiên, điều cần làm là tránh không để bị rơi vào tình huống như vậy. Lên lịch cẩn thận, di chuyển sớm, dành khoảng thời gian thích hợp cho chuẩn bị, đến trước hẹn còn giúp bạn có phong thái tốt nhất trước cuộc gặp và chắc chắn có tác động tích cực lên ấn tượng của người gặp.
Có một điểm thú vị cần lưu ý là nếu bạn tới điểm hẹn là nhà hay văn phòng của người bạn gặp quá sớm, bạn lại cần đợi cho tới trước giờ hẹn chừng 5, 10 phút mới nên xuất hiện. Xuất hiện quá sớm cũng có thể gây phiền hà cho người phải tiếp đón bạn và khiến họ bối rối.
Nhưng nói người Nhật đúng giờ thì có khi lại chỉ đúng một nửa. Có vẻ như người Nhật chỉ nghiêm khắc về thời điểm bắt đầu, nhưng lại dễ dãi trong thời điểm kết thúc một cuộc hẹn. Những cuộc họp lê thê tưởng chừng như bất tận, rồi những cuộc nhậu không hồi kết là thứ không hề hiếm hoi. Chẳng mấy ai nhận thức được rằng kết thúc cũng cần phải đúng hẹn như bắt đầu.
Vậy nên, nếu bạn cần kết thúc một cuộc hẹn đúng giờ, ngay khi bắt đầu, hãy thông báo trước thời gian bạn có kèm theo lý do. Khi đó chắc chắn người bạn gặp sẽ hiểu và thu xếp thời gian cuộc gặp trong khuôn khổ mà bạn đã yêu cầu.
