Văn hoá

Con dấu ở Nhật Bản được dùng vào những dịp như thế nào?

hanko 01
12/09/2022

Ở Nhật Bản, khi làm thủ tục mở tài khoản, ký hợp đồng bảo hiểm nhân thọ, thuê nhà ở hoặc làm các thủ tục tại cơ quan hành chính, thì ngoài việc ký tên người ta còn đòi hỏi phải dùng con dấu cá nhân. Tiếng Nhật gọi con dấu là “inkan” (hoặc đơn giản là hanko). Người nước ngoài sống ở Nhật Bản nhất định nên biết về Văn hóa con dấu của Nhật Bản. Chúng ta cùng tìm hiểu xem những anh chị sempai người Việt Nam cảm nhận về văn hóa con dấu của Nhật Bản như thế nào và sử dụng con dấu trong những trường hợp nào nhé.

Văn hóa con dấu của Nhật Bản

Con dấu được yêu cầu sử dụng ở nhiều trường hợp

Nếu như ở Việt Nam, khi mở tài khoản ở ngân hàng, chúng ta chỉ cần xuất trình giấy tờ tùy thân và ký tên là đủ thì ở Nhật Bản, có những giấy tờ người ta yêu cầu phải đóng dấu. Trong tiếng Nhật, con dấu viết là 印鑑, đọc là “inkan” hoặc “hanko”.

Khi còn ở Việt Nam mình cũng chỉ quen với việc ký tên nhưng khi du học tại Nhật và đi mở tài khoản ngân hàng thì mới biết tới con dấu – hanko của Nhật. Ngoài việc mở tài khoản, con dấu còn được sử dụng trong nhiều trường hợp như ký hợp đồng bảo hiểm nhân thọ, mua nhà, thuê nhà, đăng ký kết hôn, làm giấy khai sinh. Mặc dù đã quen với văn hóa con dấu của Nhật nhưng gần đây, việc sử dụng con dấu trong xã hội Nhật cũng có nhiều thay đổi và nhiều trường hợp không cần dùng con dấu cũng được.

Trải nghiệm sử dụng con dấu của 4 sempai người Việt Nam

Vậy những người Việt Nam ở Nhật sử dụng con dấu trong những trường hợp như thế nào. Chúng ta cùng tìm hiểu qua trải nghiệm của 4 bạn người Việt sau đây.

・Bạn Vân (nhân viên văn phòng, sống ở Tokyo)
・Bạn Nhung (nhân viên văn phòng, sống ở Yokohama)
・Bạn Linh (nhân viên văn phòng, sống ở Osaka)
・Bạn Vân (sinh viên cao học, sống ở Osaka)

Ngày càng nhiều trường hợp không cần dấu

Văn bản cần nhiều người đóng dấu ở Nhật

Trong công ty ở Nhật, khi cấp trên xem xét những tài liệu do cấp dưới đệ trình lên thì để xác nhận “đã xem rồi”, họ thường đóng dấu lên tài liệu đó. Có nhiều khi trên một tài liệu có tới tận 5 cái dấu chứng nhận đã đọc.

Nhưng những công ty nơi có nhiều người nước ngoài làm việc thì thay vì đóng dấu, chỉ cần ký tên là đủ, và xu hướng này đang dần phổ biến lên.

Bạn Vân (Tokyo) cho biết: “Chỗ làm của mình hiện phổ biến việc dùng con dấu điện tử (※sẽ nói ở phần sau) nên hầu như không dùng hanko nhiều lắm. Tuy nhiên những giấy tờ liên quan tới thanh toán chi phí công việc, tài liệu để phê duyệt đề xuất dự án v.v. thì cần phải đóng dấu. Nhưng trường hợp không mang theo con dấu thì có thể ký tên cũng được”.

Bạn Linh: Mình làm việc ở công ty có nhiều người nước ngoài. Nên mặc dù đã đi làm được nửa năm nhưng cũng chưa lần nào phải dùng tới con dấu.

Khi ký hợp đồng tuyển dụng, đa phần phải có con dấu

Tuy nhiên, trên thực tế, khi ký hợp đồng thì đa phần phải đóng dấu. Bạn Linh có nói là chưa lần nào sử dụng con dấu, nhưng thực ra khi còn làm thêm tại đây, cứ 3 tháng 1 lần khi phải ký lại hợp đồng, bạn đã phải đóng dấu vào hợp đồng đó. Khi được tuyển dụng chính thức, Linh cũng đã phải đóng dấu khi ký hợp đồng.

Khi còn học cao học, Linh cũng đã làm công việc trợ giảng cho giáo viên dạy tiếng Việt cho sinh viên Nhật. Khi đó, hàng tuần Linh phải nộp báo cáo giờ giấc làm việc cho trường và mỗi lần nộp đều phải đóng dấu.

Bạn Vân, sinh viên cao học ở Osaka cho biết khi làm thêm ở một siêu thị, bạn đã phải đóng dấu khi ký hợp đồng nhưng khi chuyển sang làm thêm tại một nơi khác thì chỉ cần ký tên là được.

Khi làm thủ tục hành chính, vẫn phải dùng con dấu!

Khi phải làm các giấy tờ liên quan tới thủ tục tại các cơ quan hành chính hoặc khi cần xin giấy chứng nhận thì đa phần vẫn phải sử dụng con dấu. Trường hợp khi ký những hợp đồng không quá lớn thì có thể sử dụng chữ ký và xu hướng này cũng đang phổ biến dần lên.

Bạn Vân sống ở Tokyo đã 3 lần du học tại Nhật và hiện đang làm việc tại một công ty Nhật Bản nhưng trước khi đi làm “chưa một lần dùng con dấu. Tất cả mọi việc từ mở tài khoản ngân hàng, mua điện thoại di động, thuê nhà v.v. mình chỉ ký là OK”.

Theo những gì 4 bạn cho biết về việc sử dụng con dấu trong vòng 1 năm qua thì có thể thấy việc thuê nhà, tùy trường hợp mà cần con dấu hoặc không.

Bạn Nhung
・ Ký hợp đồng thuê nhà sau khi chuyển nhà
・ Nộp giấy chuyển nhà lên văn phòng hành chính quận
・ Nộp giấy chuyển vào nơi ở mới lên văn phòng hành chính quận
・ Đăng ký cho con đi học ngoại khóa
・ Đơn xin phụ cấp nghỉ sinh con
Bạn Linh
・ Ký hợp đồng thuê nhà mới
・ Nộp giấy chuyển nhà lên văn phòng hành chính quận
・ Nộp giấy chuyển vào nơi ở mới lên văn phòng hành chính quận
・ Ký hợp đồng khi được tuyển dụng chính thức
Bạn Vân (Tokyo) và Vân (Osaka)
Trong vòng 1 năm qua không dùng dấu lần nào

Cảm nhận về văn hóa con dấu của Nhật Bản

Chúng ta cùng xem cảm nhận về văn hóa con dấu của Nhật Bản của một số sempai người Việt nhé.

Gọn gàng, tiện lợi và dễ mang theo người

Bản hợp đồng thuê nhà có đóng dấu của bạn Khanh

Bạn Khanh là một du học sinh. Trước khi sang Nhật, được cơ quan tiếp nhận phía Nhật Bản cho biết về sự cần thiết của con dấu nên thông qua cơ quan tiếp nhận, bạn đã đăng ký làm một con dấu của mình và sau khi đến Nhật, bạn nhận được con dấu đó. Sau đó khi đi thuê nhà, mở tài khoản ngân hàng v.v. Khanh đều phải sử dụng con dấu và thực sự ngạc nhiên về mức độ phổ biến trong việc dùng con dấu cá nhân ở Nhật.

Khanh đã hiểu được sự thuận lợi khi có con dấu ở Nhật và cho biết “con dấu rất gọn nhẹ, tiện lợi, mang theo người cũng dễ dàng”.

Nhiều cảm nhận tích cực về con dấu

Con dấu của bạn Vân (Tokyo)

Bạn Nhung: Những con dấu sản xuất đại trà thì đều giống nhau nên tôi nghĩ để chứng minh thân nhân thì chữ ký có hiệu quả hơn. Nhưng không phải vì thế mà tôi không thích văn hóa con dấu của Nhật. Khi lựa chọn kiểu con dấu để mua cũng rất vui. Tôi cảm nhận rõ nét văn hóa của người Nhật.

Bạn Vân (Tokyo): Ở Việt Nam, chỉ có những người cấp cao mới có con dấu. Khi đến Nhật, được sở hữu con dấu cá nhân, tôi rất thích. Có có dấu, cảm giác cũng xịn sò lắm chứ. Tiếc là cơ quan tôi ít khi dùng con dấu nên hầu như tôi quên mất là mình cũng có con dấu.

Bạn Linh: Dù kinh tế phát triển nhưng văn hóa truyền thống vẫn còn duy trì được như vậy, mình thấy rất hay.

Thống nhất bằng cách dùng con dấu

Con dấu của bạn Vân ở Osaka

Bạn Vân (Osaka) cho biết văn hóa con dấu của Nhật thật phức tạp. Năm 2012 khi lần đầu tới Nhật du học, chỉ cần chữ ký Vân cũng mở được tài khoản ngân hàng và làm thẻ ngoại kiều (hiện gọi là thẻ cư trú) . Khi sang Nhật du học lần 2 vào năm 2018, Vân cũng mở tài khoản Yucho mà chỉ cần ký tên chứ không cần con dấu.

Tuy nhiên khi ký hợp đồng làm thêm thì Vân không rõ nơi nào thì cần con dấu, nơi nào thì không nên gần đây, Vân bắt đầu sử dụng con dấu cho thống nhất.

Các loại dấu và giá cả khi làm con dấu

Con dấu của bạn Vân (Osaka) giá 2.000 yên

Tùy vào chất liệu dùng để làm con dấu mà giá cả cũng khác nhau. Con dấu được làm bằng ngà voi hoặc bằng đá, giá có thể lên tới vài trăm nghìn yên. Đa phần các bạn trẻ đều làm con dấu với giá phải chăng.

① Bạn Hoàng Vân ở Osaka thì thuê cửa hàng khắc dấu làm dấu riêng cho mình với giá 2.000 yên với chữ “Hoàng” được khắc dọc theo kiểu chữ của Nhật (ảnh trên)

② Bạn Vân (ở Tokyo) cho biết công ty đã giúp bạn làm con dấu (không rõ giá). Tên của bạn được khắc bằng chữ katakana viết ngang (ảnh dưới).

Con dấu của bạn Vân ở Tokyo

③ Bạn Bùi Linh cũng thuê cửa hàng khắc dấu để làm con dấu với chữ “Bùi” với giá 1.000 yên.

④ Tôi có cô bạn người Kyrgyzstan, tên là Dinara đang theo học thạc sĩ tại một trường đại học ở Kyoto. Dinara hoàn toàn không biết gì về con dấu cho đến khi phải ký hợp đồng thuê nhà sau 3 tháng sống tạm trong ký túc xá. Dinara được bạn chỉ tới Donkihote để làm con dấu. Cô hăm hở tới Donkihote, bỏ 1.500 yên vào máy làm con dấu. Sau khi bấm nút, máy nhả ra một cái hộp trắng. Dinara lập tức cầm chiếc hộp trắng đó chạy về nơi phải đóng dấu. Nhưng khi mở ra thì đó chỉ là chiếc hộp đựng con dấu. Sau khi đặt lệnh làm con dấu, máy sẽ nhả một chiếc hộp đựng con dấu. Còn sản phẩm bạn cần thì phải chờ thêm 30 phút nữa mới có. Nên các bạn nếu có đi làm dấu ở các hệ thống tự động, hãy lưu ý nhé.

“Jitsu-in”và”Ginko-in” là gì?

Jitsu-in là gì

Giấy chứng nhận đăng ký con dấu

Dấu cá nhân ở Nhật có 2 loại chính.

Một là loại dấu chính thức, được dùng vào những dịp quan trọng, chính thức. Tiếng Nhật gọi là 実印 (jitsu-in). Loại jitsu-in này được dùng vào những thủ tục được pháp luật quy định. Ví dụ khi ký hợp đồng vay tiền mua nhà, hợp đồng bảo hiểm nhân thọ, thừa kế tài sản v.v. Khi muốn đăng ký con dấu của mình làm jitsu-in thì ta phải mang dấu tới cơ quan hành chính và làm thủ tục 印鑑登録 (đăng ký con dấu). Sau đó mỗi khi cần thì ta đến các cơ quan hành chính này để xin giấy chứng nhận con dấu đã đăng ký (印鑑登録証明書).

Con dấu Jitsu-in không phải là dấu sản xuất hàng loạt mà là con dấu đặt làm riêng nên đa phần có giá khá cao.

Con dấu thường dụng Mitome-in là gì?

Loại hanko giá rẻ sản xuất hàng loạt dùng làm mitome-in

Một loại khác là “認印” (mitome-in). Loại dấu này thường được dùng trong những trường hợp đơn giản hàng ngày như đóng dấu xác nhận giấy tờ trong công ty, khi nhận đồ chuyển phát v.v. Đa phần những con dấu này đều rẻ tiền.

Giữa 2 loại con dấu này có một loại dấu gọi là 銀行印 (ginko-in). Hiện nay, khi mở tài khoản ngân hàng, ta có thể dùng chữ ký hoặc con dấu thông thường mitome-in cũng có thể được nhưng nhiều người vẫn đặt làm con dấu đắt tiền với suy nghĩ như vậy sẽ có “vận may”. Đây là loại dấu ginko-in.

Như vậy giá làm con dấu theo thứ tự từ đắt đến rẻ như sau : Jitsu-in > ginko-in > mitome-in.

Tại sao việc dùng con dấu lại phổ biến ở Nhật?

Con dấu ra đời khoảng 2000 năm trước

Kim ấn (từ trang web Bảo tàng thành phố Fukuoka)

Khoảng 2000 năm trước, hoàng đế nhà Hán (Trung Quốc ngày nay) đã gửi cho thiên hoàng Nhật Bản chiếc dấu và người ta cho rằng từ đó con dấu đã bắt đầu tại Nhật. Đó là con dấu vuông mỗi cạnh 2,3cm được khắc 5 chữ Hán. Vì dấu được làm bằng vàng nên được gọi là Kim ấn, hiện được trưng bày ở Bảo tàng thành phố Fukuoka.

Khi đó, con dấu chỉ được hoàng gia sử dụng chứ không phổ biến với đại chúng như hiện nay. Ở Việt Nam hiện cũng trưng bày nhiều con dấu của Triều Nguyễn ở Cố đô Huế, nhưng việc sử dụng con dấu cũng không phổ biến trong dân chúng.

Con dấu bắt đầu phổ biến vào thời Edo

Quang cảnh Tokyo thời Edo

Người ta cho rằng văn hóa dùng con dấu ở Nhật bắt đầu phổ biến trong thời kỳ Edo (1603~1868). Lý do là vì các thương gia sử dụng con dấu khi mua bán hàng hóa. Vào thế kỷ 19, Nhật Bản bắt đầu có bưu điện, ngân hàng và từ đó việc dùng con dấu phổ biến thêm nữa. Năm 1873, việc dùng con dấu khi ký hợp đồng được đưa thành luật.

Một chi tiết thú vị là việc sử dụng con dấu cá nhân hiện chỉ phổ biến ở Nhật và Đài Loan, trong khi Trung Quốc là nơi phát minh ra con dấu thì hiện nay hầu như chỉ dùng chữ ký là được.

Con dấu điện tử

Kể từ khi đại dịch COVID-19 xảy ra, hình thức làm việc từ xa ở Nhật Cũng khá phát triển. Nhưng nhân viên vẫn phải tới công ty để đóng dấu chứng minh có đi làm. Để cải tiến, nhiều cơ quan hành chính và công ty bãi bỏ chế độ đóng dấu khi không cần thiết và trào lưu “Bỏ đóng dấu” đang ngày càng phổ biến.

Cùng với việc “Bỏ đóng dấu”, việc sử dụng con dấu điện thử cũng ngày càng phổ biến. Đây là hệ thống đóng dấu bằng con dấu đã được lưu dưới dạng điện tử trong máy tính. Với con dấu điện tử này, người sử dụng có thể đóng dấu trên văn bản dưới định dạng PDF hoặc Excel mà không cần phải in ra. Tuy nhiên việc thiết lập hệ thống như vậy cũng khá tốn kém và phải được đối tác đồng ý mới sử dụng được.

Tóm lược

Việc dùng con dấu cá nhân ở Nhật Bản rất phổ biến, từ việc đóng dấu xác nhận tài liệu nội bộ công ty tới việc mở tài khoản ngân hàng v.v. Để phù hợp với yêu cầu đóng dấu này, người Việt Nam khi sinh sống tại Nhật cũng nhiều người làm con dấu với giá tương đối rẻ từ khoảng 1.000 yên tới 2.000 yên.

Ngoài ra, khi sống lâu tại Nhật và muốn mua bất động sản hoặc vào những dịp quan trọng, chúng ta cần phải có con dấu chính thức, được đăng ký tại các cơ quan hành chính. Đó là con dấu jitsu-in.

Với xu hướng “Bỏ con dấu” hiện nay, nhiều người Việt Nam chỉ cần chữ ký cũng có thể làm được các thủ tục cần thiết. Tùy trường hợp mà chúng ta hãy cùng trải nghiệm văn hóa con dấu thú vị của Nhật Bản nhé.