Blog

“Thủ tục hành chính” của Nhật cũng giống Việt Nam?

お役所仕事-7
07/12/2021

By KOKORO(Báo Mainichi+VAIJ;Đơn vị hỗ trợ: Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, v.v.)

 
Gần đây mình đã “xoay như chong chóng” với “các thủ tục hành chính” liên quan đến việc tiêm vắc xin COVID-19, mỗi nhân viên hành chính lại nói một kiểu, chẳng ai nhận trách nhiệm về mình. Nhật Bản là một đất nước có nhiều dịch vụ tư nhân đa dạng với sự góp mặt của các trung tâm thương mại, hệ thống giao thông công cộng tiện lợi, v.v. nhưng thật đáng tiếc là một số cơ quan hành chính nhà nước lại làm việc không linh hoạt. Mình sẽ kể lại trải nghiệm của mình qua bài viết này. 〈Vân Hoàng〉

Thủ tục hành chính thiếu linh hoạt

Mình học thạc sĩ ở Đại học Ngoại Ngữ Tokyo tới hết tháng 9 năm 2021 và từ tháng 10 mình bắt đầu làm việc tại một công ty ở Tokyo. Trước khi đi làm, mình sống trong ký túc xá của trường ở thành phố Fuchu (Tokyo) nhưng từ cuối tháng 9 thì mình chuyển đến sống ở quận Kita (cũng thuộc Tokyo).

Vào tháng 8, mình đã nhận được phiếu tiêm chủng vắc xin COVID-19 nên mình đã tiêm mũi đầu tiên tại thành phố Fuchu. Sau khi chuyển nhà, mình định tiêm mũi thứ 2 thì gặp phải khó khăn trong cách xử lý của các cơ quan hành chính. Mình sẽ trình bày chi tiết hơn ở bên dưới.

Sau khi nhận được phiếu tiêm, mình lên kế hoạch như sau:

❶ Ngày 14 tháng 9: Tiêm mũi thứ 1
❷ Ngày 24 tháng 9: Tham dự lễ tốt nghiệp khoá thạc sĩ tại trường
❸ Ngày 26 tháng 9: Làm thủ tục thay đổi địa chỉ chỗ ở (Toà thị chính thành phố Fuchu)
❹ Ngày 30 tháng 9: Chuyển nhà
❺ Ngày 1 tháng 10: Làm thủ tục chuyển đến (Toà thị chính quận Kita)
❻ Ngày 5 tháng 10: Tiêm mũi thứ 2

Kết quả là…

❶ Mình đã tiêm mũi đầu tiên ở thành phố Fuchu vào ngày 14 tháng 9 mà không gặp vấn đề gì. Ở hội trường tiêm, mình đã cho họ xem thẻ bảo hiểm. Sau khi tiêm xong, họ nói với mình là “Mũi thứ 2 cũng tiêm ở đây nhé” và đưa cho mình tờ giấy hướng dẫn.

❸ Vào ngày 26 tháng 9, sau khi làm thủ tục chuyển đi ở toà thị chính thành phố Fuchu, ở quầy phụ trách thẻ bảo hiểm, một nhân viên hành chính lớn tuổi đã nói với mình là “Thẻ bảo hiểm của cháu sẽ hết hiệu lực từ ngày 30 tháng 9, hãy cho thẻ vào phong bì này và gửi lại cho chúng tôi qua đường bưu điện”.

Mình đã hỏi “Cháu định đi tiêm mũi thứ 2 vào ngày 10 tháng 5 ở thành phố Fuchu. Nếu không có thẻ bảo hiểm thì có được tiêm không?”. Bác phụ trách đã trả lời là, “Cháu có mã số cá nhân (My number card) đúng không nào? My number card là một loại thẻ chứng minh danh tính “mạnh” hơn cả thẻ bảo hiểm nên hãy mang nó đến hội trường tiêm để cho họ xem thẻ đó là được”.

❹❺ Nghe vậy, mình yên tâm chuyển đi và làm thủ tục chuyển đến ở toà thị chính quận Kita.

❻ Thế nhưng, vào ngày 5 tháng 10, mình đến hội trường tiêm lần trước, sau khi điền địa chỉ mới vào phiếu khảo sát trước khi tiêm, người phụ trách ở đó nói với mình, “Em không còn là người dân của thành phố Fuchu nên không được tiêm ở đây nữa”. Mình hỏi về việc tiêm chủng trước đó rồi nên mình nghĩ sẽ không có vấn đề gì và trung thực viết địa chỉ mới, vậy mà…

Không kiện ai được…

Mình đã thử lập luận như thế này.

“Mũi 1 và mũi 2 phải đăng kí đồng thời phải không?”
“Khi làm thủ tục chuyển đi ở thành phố Fuchu, nhân viên hành chính đã nói với em là có thể tiêm mũi 2 ở đây.”
“Việc tiêm chủng được thực hiện theo chế độ đặt trước nên vắc xin để tiêm cho em đã được chuẩn bị rồi. Nếu không tiêm cho em thì vắc xin đó sẽ được xử lý như thế nào?”

Thế nhưng, chị phụ trách đó không bàn bạc với ai về thắc mắc của mình mà chị ấy chỉ lặp đi lặp lại câu “theo nguyên tắc, lần này bạn không được tiêm ở đây”.

Chỉ cần người phụ trách thử hỏi ý kiến cấp cao hơn giúp mình thì dù kết quả không có gì thay đổi, mình cũng cảm thấy thuyết phục hơn. Chị ấy nghe mình nói nhưng cũng như không, chỉ lặp đi lặp lại một câu trả lời như cái máy vậy. Mình mới nghĩ trong đầu, “Thế này thì có khác gì thủ tục hành chính ở Việt Nam đâu!”

Mình đành bỏ cuộc. Sau đó, chị ấy có gọi cho Trung tâm tiêm chủng vắc xin của quận Kita để thông báo về trường hợp của mình. Đầu dây bên kia trả lời, “Quận Kita sẽ cấp phiếu tiêm chủng mới, nên hãy đăng kí tiêm mũi 2 ở quận Kita nhé”.

Cách xử lý linh hoạt của phòng khám đã “cứu” mình

Hôm sau, mình tâm sự với đồng nghiệp trong công ty về chuyện tiêm vắc xin. Ngay lập tức, chị ấy giới thiệu cho mình một vài website có thể đặt lịch tiêm online. Trong số đó, có một trang đăng tải danh sách các phòng khám có thể tiêm vắc xin trong quận Kita, nên mình đã thử gọi cho một phòng khám gần nhà. Phòng khám đó trả lời mình là, “Theo nguyên tắc phải đăng kí mũi 1 và mũi 2 đồng thời, bạn không thể chỉ hẹn tiêm mũi 2. Tuy nhiên, nếu có người huỷ tiêm thì chúng tôi sẽ liên lạc lại”.

Sau đó chừng 10 ngày, sáng ngày 15 tháng 10, phòng khám đó gọi cho mình và nói, “Đã có người huỷ lịch hẹn. Bạn có thể đến tiêm vào hôm nay hoặc ngày mai không?”. Và thế là mình đã hoàn thành mũi thứ 2!

Lời nói của nhân viên hành chính mỗi lần một kiểu

Thế nhưng, câu chuyện vẫn chưa kết thúc ở đây. Mình vẫn cần làm thủ tục dán tem chứng nhận đã hoàn thành việc tiêm chủng. Lần đi tiêm mũi 2, phòng khám gọi cho Trung tâm tiêm chủng vắc xin để hỏi về việc này và nhận được câu trả lời là, “Chúng tôi sẽ cấp phiếu tiêm, hãy mang phiếu đó tới phòng khám để họ dán lên giấy chứng nhận”.

Vậy mà, chờ mãi nhưng không thấy phiếu tiêm được chuyển đến, mình tự gọi đến Trung tâm xem sao. Một nhân viên nhận điện thoại khi đó nói là, “Với trường hợp này, nếu không làm thủ tục đăng kí, chúng tôi không thể phát hành phiếu tiêm mới”. Khi được hỏi về thông tin cá nhân, mình cung cấp rất chi tiết và nhờ họ làm thủ tục qua điện thoại.

Sau đó, mình vẫn không thấy phiếu tiêm được chuyển đến, mình gọi lại cho Trung tâm đó một lần nữa vào ngày 11 tháng 11. Mình nhận được câu trả lời là “Sau khi đăng kí, phải mất khoảng 3 tuần mới phát hành được phiếu tiêm, hãy vui lòng đợi thêm 1 tuần nữa”.

Ngay ngày hôm sau, Trung tâm gọi cho mình và nói, “Chúng tôi không thể cấp phiếu tiêm mới vì xác nhận được bạn đã tiêm đủ 2 mũi”. Mình đã quá mệt với cách xử lý mà mỗi người nói một kiểu như thế này, mình đáp lại là, “Vâng, tôi hiểu rồi”.

Tổng kết

Phiếu tiêm của mình vẫn chỉ có 1 tem chứng nhận đã tiêm…

Mình xin tóm tắt lại cách giải thích và xử lý không thống nhất trong khâu hành chính như sau:

〈Thành phố Fuchu〉

・ Ngày 26 tháng 9 (Người phụ trách thẻ bảo hiểm):
“Nếu có My number card, cháu sẽ được tiêm mũi thứ 2 mà không gặp vấn đề gì”

・ Ngày 5 tháng 10 (Người phụ trách tại hội trường tiêm)
“Em không còn là người dân của thành phố Fuchu nên không được tiêm ở đây”

〈Trung tâm tiêm chủng vắc xin của quận Kita〉

・ Ngày 5 tháng 10 (Người A)
“Tuần sau chúng tôi sẽ cấp phiếu tiêm mới”

・ Ngày 15 tháng 10 (Người B)
“Trong tuần này phiếu tiêm sẽ được chuyển đến, hãy mang phiếu đó tới phòng khám”

・ Ngày 28 tháng 10 (Người C)
“Đối với những người mới chuyển đến, nếu không làm thủ tục đăng kí thì chúng tôi không thể cấp phiếu mới”

・ Ngày 11 tháng 11 (Người D)
“Việc phát hành phiếu tiêm mới sẽ mất khoảng 3 tuần kể từ ngày đăng kí”

・ Ngày 12 tháng 11 (Người E)
“Bạn đã tiêm đủ 2 mũi rồi nên chúng tôi không thể phát hành phiếu tiêm mới”

Nhìn lại cả quá trình, rõ ràng là mỗi người giải thích theo một kiểu khác nhau, không ai có trách nhiệm với phát ngôn của mình và theo sát đến cùng cả. Mình từng gặp cách xử lý tương tự thế này ở Việt Nam rồi, nhưng ở một đất nước mà dịch vụ tư nhân phát triển và văn minh như Nhật Bản, thủ tục hành chính lại nhiêu khê, kém hiệu quả và thiếu trách nhiệm làm mình khá bất ngờ.

Tuy vậy, các cơ quan hành chính của Việt Nam vẫn có những biện pháp xử lý không “chính thống” cho lắm. Nếu bạn có người quen, rồi nhờ được ai đó có “tiếng nói” một tí, thì vấn đề của bạn sẽ được giải quyết thật dễ dàng chỉ với một cuộc gọi điện thoại. Cơ quan hành chính của Nhật thì không có những chuyện như vậy, nói là “trong sạch” thì đúng là “trong sạch” thật, nhưng bỏ ra nhiều công sức và thời gian mà cuối cùng thì vấn đề vẫn không được giải quyết triệt để.

Kết cục là trên giấy xác nhận của mình vẫn chưa được dán tem đã tiêm mũi 2. Chẳng hạn, khi cần về Việt Nam ngắn ngày, mình cần có chứng nhận đã tiêm đủ 2 mũi nếu định lấy hộ chiếu vắc xin. Họ nói, có thể xin cấp một tờ giấy chứng nhận khác để thay thế bằng cách gửi giấy tờ qua đường bưu điện, nhưng vì chưa làm nên mình vẫn hơi lo không biết thực tế mọi chuyện có suôn sẻ hay không.

 

Xếp hạng bài viết phổ biến

Platinum Sponsor

Bronze Sponsors

  • Global HR Strategy
  • SHUWA
  • Trường Nhật Ngữ EHLE

Đơn vị hỗ trợ

  • Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam
  • Trung tâm Giao lưu Văn hoá Nhật Bản tại Việt Nam
  • Văn phòng JNTO Hà Nội
  • Liên đoàn kinh tế vùng Kansai
  • Tổ chức hỗ trợ Tomoiki Nhật Việt
  • Hiệp hội phát triển giao lưu nguồn nhân lực quốc tế
  • Hội người Việt Nam tại Nhật Bản

Hợp tác

Tổ chức hỗ trợ du học sinh Nhật Bản (JASSO)

Mạng lưới luật sư cho lao động người nước ngoài

Bài viết mới