Du học - Xin việc

Những quy tắc ứng xử cơ bản dành cho người mới đi làm_01

2301-van-hoa-moi-vao-cong-ty-nhat-1
28/01/2023

Khi hỗ trợ các bạn du học sinh đang đi tìm việc ở Nhật, chúng mình thường nhận được câu hỏi là “Trước khi vào công ty, em nên học trước điều gì?”. Câu trả lời của chúng mình là “Bạn nên tìm hiểu trước về các quy tắc ứng xử”. Trước khi đi làm chính thức, nếu biết trước những quy tắc cơ bản, bạn sẽ xuất phát sớm hơn các bạn khác một bước. Vì vậy, chúng mình sẽ giới thiệu về những quy tắc ứng xử dành cho các bạn mới đi làm trong hai bài viết. Lần này, chúng mình sẽ nói về “Cách nhận điện thoại”, “Cách mời khách uống trà”, và một quy tắc mà tất cả các công ty đều xem trọng, đó là “Hou – Ren – Sou”.

Nhận điện thoại trong vòng 3 tiếng chuông

Nếu không nhấc điện thoại lên, bạn sẽ không biết ai là người gọi tới công ty của bạn. Vì vậy, điều quan trọng là bạn luôn ý thức rằng “Khi nhận điện thoại, bạn đang đại diện cho cả công ty”.

Đầu tiên, khi có điện thoại tới, bạn không nên để đối phương phải chờ lâu, bạn hãy nhấc máy càng sớm càng tốt. Con người sẽ cảm thấy không thoải mái nếu phải chờ hơn 10 giây. Khi gọi điện thoại, nếu nghe nhạc chờ quá lâu, đối phương rất dễ có ấn tượng xấu về công ty của bạn. Một lần đổ chuông kéo dài khoảng 3 giây. 3 tiếng chuông sẽ mất khoảng 10 giây. Bạn hãy cố gắng nhấc máy trong 3 tiếng chuông đổ lại nhé.

“Sẽ có ai đấy nhận điện thoại thôi” là một suy nghĩ không tốt chút nào, bạn sẽ ỷ lại vào người khác. Ở nhiều nơi làm việc, có một quy tắc bất thành văn là người có ít kinh nghiệm, chưa có thâm niên là người nhận điện thoại trước. Trong 1, 2 năm đầu sau khi vào làm việc, trừ những lúc bạn bận việc khác và không thể rời tay thì bạn hãy cố gắng là người nhấc máy đầu tiên nhé.

Tuy nhiên, nếu hồi chuông đầu tiên chưa dứt mà bạn đã trả lời điện thoại thì bạn sẽ khiến đối phương ngạc nhiên. Vì vậy, bạn hãy cố gắng nhấc máy ở sau 1 hoặc 2 hồi chuông.

Cách nhận điện thoại

Đây là những điều cơ bản mà bạn sẽ nói khi có điện thoại gọi tới công ty.

①私 :

はい、〇〇(自分の会社名)でございます。
お電話ありがとうございます。

②相手:

私、〇〇(会社名)の△△と申します。
お世話になっております。

③私 :

〇〇の△△様でいらっしゃいますね。
お世話になっております。

④相手:

様はいらっしゃいますか?

Xác nhận danh tính của đối phương

Nếu bạn không nghe rõ tên công ty hoặc tên của người gọi, bạn hãy hỏi lại chính xác tên của người ấy. Bạn hãy dùng câu hỏi “恐れ入りますが、もう一度会社名とお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか”. Khi đó, người gọi sẽ nói tên công ty và tên của họ một lần nữa nên bạn có thể nói lại với người phụ trách là “〇〇社の△△様からお電話です”.

Khi người gọi không nói tên mình mà hỏi về một ai đó, bạn hãy hỏi “恐れ入りますが、お宅様(おたくさま)のお名前を教えて頂けますか?”.

Giới thiệu tên của mình

Nếu người gọi đến không chỉ định gặp ai và bạn có thể trả lời nội dung của cuộc điện thoại đó thì trước khi chào いつもお世話になっております, bạn hãy giới thiệu tên mình qua câu nói “私は☆☆と申します”. Đây cũng là một cách cảm ơn đối phương vì họ đã nói tên của họ. Khi bạn nói chuyện với ai đó, bạn hãy giới thiệu tên của mình nhé.

Khi nhận điện thoại chậm

Nếu bạn để điện thoại kêu quá lâu rồi mới bắt máy, trước khi nói “お電話ありがとうございます”, bạn hãy xin lỗi bằng câu nói “大変お待たせしました”.

Cách mời khách uống trà

Thông thường, khi có khách tới công ty của bạn, bạn sẽ mời họ uống trà. Có một số công ty mời khách uống cà phê. Dưới đây là quy tắc mời khách uống trà hoặc cà phê.

① Gõ cửa 3 lần và nói “失礼します” rồi vào phòng.

② Nếu trong phòng tiếp khách có bàn ở sát tường, bạn hãy đặt khay trà lên bàn đó và chuẩn bị mời khách uống trà. Nếu trong phòng đó không có bàn trống thì bạn hãy cầm khay bằng một tay, tay còn lại thì lấy trà mời khách.

③ Cầm tách và đĩa trà bằng cả hai tay, vừa đưa trà mời khách vừa nói “どうぞ”, “失礼します”. Hãy mời khách có chức vụ cao trước, sau đó là đến các vị trí còn lại.

Về thứ tự mời trà, đầu tiên, bạn hãy mời người ngồi xa cửa vào nhất – vị trí “Kamiza”. Đối với người ngồi ở vị trí gần cửa vào nhất – vị trí “Shimoza”, bạn hãy mời cuối cùng. Sau khi mời khách xong, bạn hãy mời người trong công ty mình.

Về cách phân biệt vị trí Kamiza và Shimoza, bạn hãy tham khảo bài viết này nhé.

external link Quy tắc ứng xử khi dùng bữa với người lớn hơn

④ Sau khi mời trà xong, khi đứng trước cửa ra, bạn hãy cúi đầu và nói “失礼しました” rồi ra ngoài.

⑤ Khi ra khỏi phòng, bạn hãy hướng về phía khách, cúi đầu và đóng cửa lại.

Không thể thiếu “Hou – Ren – Sou”

Khi làm việc ở trong các công ty của Nhật, bạn sẽ thường nghe thấy cụm từ “Hou – Ren – Sou”. Đây là từ đầu tiên trong 3 cụm từ dưới đây.

・ホウ=報告(ほうこく) = Báo cáo
・レン=連絡(れんらく) = Liên lạc
・ソウ=相談(そうだん) = Xin ý kiến, xin tư vấn

“Báo cáo – Liên lạc – Xin ý kiến” là những điều rất cơ bản trong cuộc sống hàng ngày. Trong công việc, việc “Báo cáo – Liên lạc – Xin ý kiến” vào lúc nào, như thế nào là việc rất quan trọng.

Không báo cáo tiến độ công việc

Khi được cấp trên hoặc người khác giao việc, bạn hãy “báo cáo” tiến độ công việc cho họ thường xuyên nhé. Để cấp trên và đồng nghiệp có thể hỗ trợ bạn, đưa ra lời khuyên cho bạn, điều chỉnh lượng công việc, đưa ra những chỉ thị tiếp theo vào lúc thích hợp thì bạn cần báo cáo tình hình công việc hiện tại cho họ.

Để được như vậy, bạn phải thường xuyên báo cáo tình hình công việc với cấp trên hoặc đồng nghiệp. Ở các công ty Nhật Bản, việc siêng “báo cáo” được coi là việc rất quan trọng.

Không nhắc lại

Khi đối phương rất bận, họ không thể xử lý được những thông tin mà bạn báo cáo – liên lạc – xin ý kiến – nhờ giúp đỡ v.v. Trong trường hợp này, bạn hãy tìm thời điểm thích hợp, hỏi lại đối phương một lần nữa.

Hành động theo phán đoán của bản thân

Nếu bạn là nhân viên mới, chắc chắn là có rất nhiều điều mà bạn chưa biết. Trong các công việc của bạn, nếu có điều gì đó bạn không hiểu hoặc không thể đưa ra quyết định, bạn đừng ngại, hãy hỏi ý kiến của cấp trên và các anh chị đồng nghiệp.

Tổng kết

Lần này, mình đã giới thiệu với các bạn những quy tắc ứng xử cơ bản dành cho nhân viên mới đi làm như “Cách nhận điện thoại”, “Cách mời khách uống trà”, “Hou – Ren – Sou”.

・ Nhận điện thoại trong vòng 3 tiếng chuông.
・ Khi trả lời điện thoại, hãy nói rõ tên của bạn khi cần thiết.
・ Khi trả lời điện thoại, hãy hỏi tên công ty và tên đối phương khi cần thiết.
・ Cách mời khách uống trà.
・ Thường xuyên báo cáo với cấp trên và các anh chị đồng nghiệp về tiến độ công việc.
・ Khi cấp trên bận và không thể trả lời ngay, thực hiện “Hou-Ren-Sou” một lần nữa.
・ Khi có điều gì không hiểu thì trao đổi trực tiếp với cấp trên hoặc các anh chị đồng nghiệp.

Sau khi vào làm việc khoảng 1 tháng, các bạn hãy cố gắng thực hiện nhuần nhuyễn những quy tắc ứng xử cơ bản này nhé. Ngoài ra, bạn hãy nhớ những thông tin này từ bây giờ. Khi bắt đầu làm việc thực tế, bạn hãy thỉnh thoảng nhớ lại và thực hiện những điều này, chúng sẽ trở thành thói quen của bạn.

Chúng ta hãy tìm hiểu các quy tắc ứng xử và làm việc thật tốt trong các doanh nghiệp của Nhật nhé.